Archive leeren oder auflösen – Alte Patientenakten sicher vernichten

Wie gehe ich vor, wenn ich den Auftrag erhalte, ein medizinisches Archiv aufzulösen bzw. alte Akten und Daten zu entsorgen? Auf was muss ich achten und wie finde ich den richtigen Entsorger?

In der Regel beginnen Datenschutzbeauftragte oder Abfallbeauftragte in Krankenhäusern und beauftragte Praxismitarbeiter mit einem Blick in Branchenbücher oder starten eine kurze Online-Recherche, um schnell den richtigen Entsorger in der Nähe zu finden. Häufig fehlen auf den ersten Blick jedoch wichtige Hintergrundinformationen, die nicht immer gleich ersichtlich sind: Achtet der Entsorger alle Datenschutzrichtlinien, erfüllt das Unternehmen überhaupt alle Anforderungen, um Akten- und Datenträgerbestände sicher zu entsorgen und spielen Umweltschutzgedanken eine Rolle? Wie kann ich bei diesen sensiblen Entsorgungsaufträgen sicher gehen? Gibt es Gütekriterien, die ich prüfen und gegebenenfalls abfragen kann?

Was gilt es bei der Archivauflösung und Archiventsorgung zu beachten?

Nachdem Sie die Aufbewahrungsfristen Ihrer alten Patientenakten und Datenträger geprüft haben, sollten Sie sich noch einmal vergegenwärtigen, wie vertraulich diese Unterlagen sind. Bei der Entsorgung von personenbezogenen Unterlagen wie Krankenakten, Laborergebnissen, Therapieplänen oder auch Röntgenbildern hat Datenschutz höchste Priorität. Sie sollten deshalb einen Entsorger beauftragen, der die entsprechenden Sicherheitsnachweise liefern kann und zertifiziert eine lückenlos kontrollierte Verwertungskette nach DIN SPEC 66399-3 und ISO/IEC 21964 sichert. Zudem zeichnen jahrelange Branchenerfahrung ein beständiges Unternehmen aus. Beides schafft eine solide Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und sichere Aktenvernichtung.

Zertifikate – Erkennbares Gütesiegel für mich als Kunde

Wenn das Unternehmen alle für Sie relevanten Leistungen anbietet – von der Abholung über den Transport und die Einlagerung bis zur Vernichtung der Akten –, prüfen Sie zunächst die Zertifizierungen des Unternehmens. Fragen Sie gegebenenfalls direkt beim prüfenden Auditor nach. Auch in unserer Branche gibt es die viel zitierten „schwarzen Schafe“. Wichtig ist für Sie als Kunde eine Zertifizierung als Entsorgungsfachbetrieb gemäß Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG) und als anerkannter Betrieb für Akten- und Datenträgervernichtung gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Versicherungen – Seriös und verantwortungsvoll

Zudem sind seriöse Entsorgungs- und Aktenvernichtungsunternehmen für Ihre Kunden stets versichert – für den seltenen Fall, dass es bei der Abholung, dem Transport oder der Vernichtung der alten Archivunterlagen zu Schäden kommt. Der Aktenvernichter sollte über eine Betriebshaftpflicht- sowie eine Umwelthaftpflichtversicherung in ausreichender Deckungshöhe verfügen.

Lückenlose Nachweise – Immer auf der sicheren Seite

Lassen Sie sich die ordnungsgemäße Verwertung bzw. Vernichtung mit Abholbeleg, Begleitschein und einem abschließenden Vernichtungszertifikat über den Entsorgungsprozess nach DIN SPEC 66399-3 und ISO/IEC 21964 bestätigen. Dieses sollte in jedem Fall kostenfrei sein.

Umweltschutz – Mit gutem Gewissen gemäß Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG)

Die Branche erfordert einen sensiblen Umgang mit der Umwelt – somit muss eine sichere, stoffgerechte und saubere Entsorgung gewährleistet sein. Das Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG) gibt hier verlässliche Regelungen vor, die ein Unternehmen innerhalb der Entsorgungsbranche achten muss.

Checkliste – die wichtigsten Punkte

Achten Sie bei der Archivauflösung/Archiventsorgung und Ihrer Auswahl des richtigen Entsorgers insbesondere auf folgende Dinge:

Branchenerfahrung sowie sach- und fachgerechte Informationen
Kostenfreie Erstberatung und Vorortbesichtigung
Zertifizierung als Entsorgungsfachbetrieb nach Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG)
Zertifizierung als anerkannter Betrieb für Akten- und Datenträgervernichtung gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Gesicherte Fahrzeuge, Transporte und Anlagen nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Geschlossener Entsorgungsprozess: Abholung, Transport und Verwertung gemäß BDSG
Garantierte Datensicherheit durch Videoüberwachung, Zutrittskontrollen und Alarmanlagen
Umweltgerechte Entsorgung und Verwertung in Anlagen genehmigt nach Bundesimmissionsschutzgesetz (BImSchG)
Auf Datenschutz verpflichtetes Fachpersonal (§5 BDSG)
Betriebliche Fachkraft für Datenschutz mit DEKRA-Zertifizierung
Komplettservice des Entsorgers (Erfassung, Archivleerung, Abholung, Transport, Digitalisierung, Einlagerung, Vernichtung der Akten)
Ausschließliche Nutzung von abschließbaren Datensicherheitsbehältern (DSB)
Entsorgungssysteme in verschiedenen Größen
Keine Langfristverträge und kein Kleingedrucktes
Abholbeleg und Begleitschein
Bargeldlose Vergütung, u.a. durch Banküberweisung
Versicherung im Fall von Schäden
Kostenfreies Vernichtungszertifikat über den Entsorgungsprozess nach DIN SPEC 66399-3 und ISO/IEC 21964