Vernichtung von Akten und Datenträgern – Datenschutz und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Unternehmen nutzen neben herkömmlichen Aktenordnern digitale Medien wie Festplatten oder CD-Roms, um Daten zu speichern. Diese häufig personenbezogenen Informationen genießen besonderen Schutz.

Datenschutz – Grundrecht jedes Einzelnen

Für private Daten, aber insbesondere auch für persönliche und vertrauliche Informationen im beruflichen Umfeld, sind Datenschutz und Datensicherheit essenziell wichtig. Gerade Unternehmen müssen dafür Sorge tragen, dass Mitarbeiterinformationen, Forschungsergebnisse oder interne Unternehmenszahlen geschützt bleiben. Bis hin zur Vernichtung aller Akten und Datenträger muss dies stets gewährleistet sein. Halten natürliche Personen und juristische Institutionen alle Datenschutzrichtlinien konsequent ein, ist unbefugter Zugriff oder Missbrauch grundsätzlich ausgeschlossen.

Der Schutz von Daten gehört in der Bundesrepublik zu den Grundrechten eines jeden Einzelnen und wird vom Gesetzgeber geregelt. Bis ins Detail wachen entsprechende Kommissionen und Datenschutzbeauftragte darüber, dass der Datenschutz gewährleistet ist. Jede Person kann selbst entscheiden, ob persönliche Daten weitergegeben und wie diese genutzt werden dürfen. Das Bundesdatenschutzgesetz und die Datenschutzgesetze der Länder schaffen hier Rechtssicherheit und beugen einem möglichen Missbrauch personengebundener Daten vor.

Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Erheben, Verarbeiten, Nutzen und Ü̈bermitteln von persönlichen Daten – das Bundesdatenschutzgesetz regelt hierzu alle Rechte. Zusätzlich beschreibt es die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Richtlinien entsprechend umsetzen zu können. Das Gesetz schließt alle Daten ein, die digital verarbeitet und gespeichert werden können. Hierzu zählen auch Akten, Bild- sowie Tonträger.

Wichtige Grundsätze des Bundesdatenschutzgesetzes

Das Bundesdatenschutzgesetz enthält eine Reihe von Grundsätzen für den Umgang mit Daten. So wird in § 3a BDSG darauf hingewiesen, möglichst „sparsam“ mit personenbezogenen Informationen umzugehen und diese nach Möglichkeit zu vermeiden. § 13 Abs. 2ff beinhaltet das sogenannte „Verbotsprinzip mit Erlaubnisvorbehalt“, demzufolge es prinzipiell untersagt ist, personenbezogene Daten zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Ausnahmen können gesetzliche Verpflichtungen, Vertragsverhältnisse oder die ausdrückliche Zustimmung der entsprechenden Person sein.

In Unternehmen müssen alle Mitarbeiter, die mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten betraut sind, nach § 5 des BDSG auf das Datengeheimnis verpflichtet sein. Die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes sind bindend. Wird das Gesetz nicht eingehalten, drohen empfindliche Geldbußen und im Einzelfall sogar strafrechtliche Konsequenzen. Vielen Unternehmen ist dies nicht hinreichend bewusst.

Novellierung des Bundesdatenschutzgesetzes – wichtige Änderungen

Das Bundesdatenschutzgesetz wurde in den vergangenen Jahren grundlegend novelliert. Wesentliche Änderungen betreffen die §§ 9 und 11 sowie die Bußgeld- und Strafvorschriften in den §§ 43 und 44. Laut § 9 müssen öffentliche und nichtöffentliche Stellen prüfen, ob die technischen Voraussetzungen gegeben sind und alle organisatorischen Maßnahmen getroffen wurden, um das Gesetz und seine Vorschriften vollständig umzusetzen. Sollten Daten im Auftrag durch Dritte erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, regelt § 11 die Voraussetzungen, die beim Auftragnehmer gegeben sein müssen. Der Gesetzgeber weist in diesem Paragraphen explizit darauf hin, dass der Auftraggeber eine gewisse Sorgfaltspflicht hat und für die Einhaltung aller Richtlinien beim beauftragten Unternehmen verantwortlich ist. Dies muss dokumentiert werden.

Unter die Verarbeitung von Daten fällt auch die Löschung bzw. Vernichtung durch zertifizierte Entsorgungsunternehmen.