Aufbewahrungsfristen für Akten und Unterlagen im Gesundheitsbereich

Geschäftliche Unterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Für wen sind Aufbewahrungsfristen relevant? Welche Unterlagen müssen wie lange archiviert werden? Wir geben einen Überblick.

Aufbewahrungsfristen gelten für alle buchführenden Unternehmen

Aufbewahrungsfristen sind für alle relevant, die entsprechend dem Steuer- und Handelsrecht verpflichtet sind, Bücher zu führen und Aufzeichnungen anzulegen. Diese steuerliche sowie handelsrechtliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht schließt ein, dass bestimmte Unterlagen über festgelegte Zeiträume aufbewahrt werden müssen.

Alle gewerblichen Unternehmer in den verschiedenen Branchen und Wirtschaftszweigen sind ab einem bestimmten Umsatz bzw. Gewinn verpflichtet, Buch zu führen und Aufzeichnungen anzulegen. Nach § 147a Abgabenordnung (AO) liegt die Umsatzgrenze hierfür aktuell bei 500.000 Euro, die Gewinngrenze bei 50.000 Euro.

Die Aufbewahrungspflicht regeln in Deutschland verschiedene rechtliche Normen und Gesetze

Wie bereits erwähnt, ist die steuerliche Aufbewahrungspflicht grundsätzlich in § 147 und 147a der Abgabenordnung (AO) geregelt. Hinzu kommen Steuergesetze wie das Umsatzsteuergesetz (UStG). Im Bereich des Handelsrechts beinhaltet § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) entsprechende Regelungen für Kaufleute. Zusätzlich zu diesen Gesetzen müssen spezielle Berufs- bzw. Tätigkeitsverordnungen sowie das Arbeits- und Sozialversicherungsrecht beachtet werden. Darüber hinaus beinhaltet auch das Produkthaftungsgesetz entsprechende Handlungsanweisungen und das Bundesfinanzministerium fasst in seinen Veröffentlichungen grundsätzliche Regelungen zusammen.

Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB) fassen alle nötigen Unterlagen zusammen

Für die Besteuerung relevante Bücher und Aufzeichnungen sind grundsätzlich aufzubewahren. Eine komplette Liste findet sich in der Abgabenordnung (§ 147). Folgende Unterlagen führt der Gesetzgeber darin auf:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen,
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege,
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Kaufleute müssen nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB) in § 257 folgende Unterlagen aufbewahren:

• Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• die empfangenen Handelsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
• Belege für Buchungen in den von ihnen zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

In Deutschland gelten 10- und 6-jährige Aufbewahrungsfristen

Das Kalenderjahr, in dem die letzten Einträge, Kalkulationen oder Korrespondenzen vorgenommen und Belege eingeheftet wurden, gilt als Beginn der Aufbewahrungsfrist.

Für folgende Unterlagen sieht die Abgabenordnung (AO) eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist vor: Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie erforderliche Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, Buchungsbelege, Rechnungen sowie Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörde auf ihre Vorlage verzichtet oder diese nach erfolgter Vorlage zurückgegeben hat.

Für folgende Unterlagen sieht die Abgabenordnung (AO) eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist vor: empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, die für eine Besteuerung von Relevanz sind.

Laut Umsatzsteuergesetz (UStG) müssen alle Unterlagen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar bleiben.

Bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht drohen empfindliche Konsequenzen

Verstößt der Steuerpflichtige gegen die Aufbewahrungspflicht, so stellt dies gleichzeitig einen Verstoß gegen die Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichten dar. Fehlen aufbewahrungspflichtige Belege, kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Als Grundlage dienen in diesem Falle Branchenvergleichszahlen.

Grundsätzlich muss der Steuerpflichtige für steuerentlastende oder -mindernde Tatsachen entsprechende Beweise vorlegen können. Werden Buchführungspflichten verletzt, drohen straf- und zivilrechtliche Sanktionen. Verfolgt werden:

• Insolvenzstraftaten,
• Verstöße gegen Vorschriften für die jeweiligen Rechtsformen,
• Urkundenunterdrückung (Buchführungsunterlagen vernichtet, beschädigt, vorenthalten),
• Steuerhinterziehung,
• Ordnungswidriges Handeln.

Spezielle Aufbewahrungsfristen für Patientenakten

Zusätzlich zu den Aufbewahrungsfristen im Steuer- und Handelsrecht gibt es im Gesundheitswesen spezielle Regelungen über den Umgang mit Patientendaten und -akten. Die Aufbewahrungsfristen reichen hier bis zu 30 Jahren – beispielsweise für Unterlagen der Röntgenbehandlung und -therapie. Die Kassenärztlichen Vereinigungen der einzelnen Bundesländer geben hierzu spezielle Merkblätter heraus und führen die entsprechenden Aufbewahrungsfristen für die einzelnen Unterlagen auf. Eine Übersicht finden Sie u.a. hier.

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