Anforderungen an die Aktenvernichtung im medizinischen Bereich

Personenbezogenen Daten wie Patientenakten, Röntgenbilder oder Operationsberichte erfordern einen hochsensiblen Umgang – von der Aufbewahrung und Archivierung bis hin zur Entsorgung.

Medizin und Gesundheitswesen

Arztpraxen, Krankenhäuser, ambulante OP-Zentren, Labore oder auch Medizinische Versorgungszentren (MVZ) – die verschiedenen medizinischen Einrichtung stellen spezielle Anforderungen an ihren Aktenvernichter. Dies hängt mit der Art der zu vernichtenden Dokumente und Daten, deren Sicherheitsrelevanz und dem durchschnittlichen Entsorgungsaufkommen zusammen. Häufig handelt es sich um personenbezogene Daten. Wie in den Bereichen Industrie und Wissenschaft können die alten Akten aber auch produktbezogene Unterlagen oder Forschungsergebnisse umfassen.

Entsorgung nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Human- und veterinärmedizinische Einrichtungen sind dazu verpflichtet, Patientenakten und enthaltene Röntgenbilder sicher und geschützt vor unbefugtem Zugriff aufzubewahren. Die Dauer der Aufbewahrungspflicht liegt zwischen zehn und dreißig Jahren. Nach dieser Zeit müssen die Unterlagen ordnungsgemäß entsorgt und vernichtet werden. Neben dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist hier für das Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG) bindend: jeder Erzeuger von Abfällen unterliegt einer Verwertungspflicht. Beauftragte Entsorgungsunternehmen sollten bei der Entsorgung von ärztlichen Unterlagen und Röntgenfilmen daher besondere Sorgfalt gewährleisten und akribisch auf die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften achten.

Entsorgungskonzept gibt Sicherheit und Orientierung

Der medizinische Bereich ist mit den verschiedenen human- und veterinärmedizinischen Arztpraxen, Kliniken und Laboren breit gefächert. Ebenso sind die zu vernichtenden Unterlagen vielfältig. Deshalb sollte jede medizinische Einrichtung über ein eigenes Entsorgungskonzept verfügen. Dieses umfasst nicht nur Anforderungen zur datenschutzkonformen Entsorgung anfallender Datenträger, sondern auch einzuhaltende Sicherheitsaspekte bei der Sammlung und Aufbewahrung. Die Landesbeauftragten für Datenschutz geben dazu detaillierte Orientierungshilfen heraus. Zertifizierte Entsorgungsfachbetriebe stehen bei der Erstellung oder Aktualisierung beratend und helfend zu Seite.

Krankenhäuser und Kliniken

Patientenakten, Befunde, Überweisungen, Abrechnungsscheine – nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen nehmen diese alten Unterlagen schnell unnötig Platz weg. Bei größeren medizinischen Einrichtungen sind regelmäßige Abholungen sinnvoll und werden am häufigsten angefragt. Die Datenschutz- und Abfallbeauftragten des Krankenhauses stehen dabei in engem Austausch mit den Datenschutzbeauftragen der jeweiligen Entsorgungsunternehmen. Entsorgungskonzepte werden gemeinsam an neue Organisationsstrukturen und Gesetzesänderungen angepasst.

Allgemein- und Facharztpraxen

Viele ärztliche Praxen sortieren alte Patientenunterlagen ein Mal im Jahr aus und beauftragen spezialisierte Entsorgungsunternehmen mit der fachgerechten Verwertung nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Alternativ werden leicht zu manövrierende Datensicherheitsbehälter (DSB) gemietet, die selbst gefüllt, platzsparend platziert und je nach Bedarf kurzfristig ausgetauscht werden können. Für geringe Mengen an Röntgenbildern können Ärzte auf ein kostenfreies, zeitsparendes und sicheres Entsorgungssystem zurückgreifen – die X-RAYBOX mit einem Fassungsvermögen von bis zu 20 Kilogramm.

Darauf sollten Sie achten – Anforderungen an den Aktenvernichter auf einen Blick

Transparente, umfassende Information und Beratung
Verbindliche Preise bei Angebot und Auftrag
Zertifizierung als Entsorgungsfachbetrieb nach Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG)
Aktenvernichtung nach der Richtlinien des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)
Geschlossener Entsorgungsprozess: Abholung, Transport und Verwertung gemäß BDSG
Einhaltung von Umweltrichtlinien und umweltgerechte Arbeitsweise
Bedarfsorientierte regelmäßige Abholungen und einmalige Aufträge
Keine langfristigen Verträge und kein „Kleingedrucktes“
Abschließbare Datensicherheitsbehälter (DSB)
Sicherer Transport der Akten in BDSG-konformen Fahrzeugen
Sicherheitsüberprüfte und auf Datenschutz (§ 5 BDSG) verpflichtete Mitarbeiter
Aktenvernichtung nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Abholbeleg und Begleitschein
Lückenlose Dokumentation
Kostenfreies Vernichtungszertifikat
Versicherungen im Fall von Schäden
Garantierte Datensicherheit durch Videoüberwachung, Zutrittskontrollen und Alarmanlagen